- KSeF to system do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
- Przypominamy, jak zalogować się do KSeF, wystawiać i odbierać faktury oraz jak korzystać z najważniejszych funkcji systemu w codziennej pracy.
Jak zalogować się do KSeF?
- Wejdź na stronę: ksef.podatki.gov.pl i kliknij w panel „Zaloguj się do KSeF" znajdujący się po prawej stronie.
- Wybierz sposób logowania. Możesz zalogować się za pośrednictwem:
- login.gov.pl (m.in. aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu lub Profilu Zaufanego),
- kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
Logowanie przez aplikację mObywatel:
- wybierz logowanie przez login.gov.pl,
- wskaż aplikację mObywatel jako metodę uwierzytelnienia,
- zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie,
- potwierdź udostępnienie danych.
Po zalogowaniu się, będziesz mógł korzystać z systemu zgodnie z posiadanym zakresem uprawnień. Jeśli działasz w imieniu firmy, upewnij się, że masz nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Co mnie czeka, jeśli popełnię błąd przy wystawianiu faktury w KSeF?
Rok 2026 to okres przejściowy – w tym czasie nie są nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Najważniejsze jest spokojne poznanie nowych zasad, wdrożenie systemu oraz dostosowanie procesów w firmach.
W tym okresie towarzyszymy przedsiębiorcom w przejściu na nowe rozwiązania i koncentrujemy się przede wszystkim na wsparciu praktycznym. Wspólnie przechodzimy przez proces wdrożenia – odpowiadamy na pytania, wyjaśniamy wątpliwości i wskazujemy dobre praktyki.
Prowadzimy szerokie działania informacyjne i szkoleniowe, w tym cykl spotkań „Środy z KSeF", szkolenia dla poszczególnych branż oraz dni otwarte w urzędach skarbowych. Udostępniamy również materiały edukacyjne, instrukcje oraz narzędzia, które pomagają rozpocząć pracę z systemem.
Wszelkie informacje dostępne są na https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF działa tak samo jak dotychczas - nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły stosowną umowę. Jedyną zmianą jest konieczność nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego obowiązki podatkowe pozostają natomiast bez zmian.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł oraz co wlicza się do tego limitu?
Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF – od faktury, która ten limit przekroczyła. Od tego momentu kolejne faktury również powinny być wystawiane w systemie.
Ważne: Po przekroczeniu limitu nie wracasz już do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowana fakturami będzie niższa.
Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit ustala się jako łączną wartość tych faktur w danym miesiącu, liczonych w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).
Do limitu 10 000 zł nie wlicza się:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
- sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
- paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone),
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.
Szczegółowe informacje: https://ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl/
Jak mam działać w trybie offline i offline 24?
W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline. Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Tryby offline:
- tryb offline24– możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale masz obowiązek przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
Ważne:twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu.
- tryb offline (niedostępność KSeF)– stosowany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem i przekazujesz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu tej niedostępności
.
Ważne:twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu. Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac serwisowych będzie publikowana w BIP MF z wyprzedzeniem oraz będzie dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz.
- tryb awaryjny– stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on kontynuować wystawianie faktur mimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób Następnie należy ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Ważne:tylko w tym przypadku możesz wydać fakturę swojemu kontrahentowi przed jej przesłaniem do KSeF.
- awaria całkowita KSeF– nadzwyczajna sytuacja, w której KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu np. radiu, telewizji, internecie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.
***
UWAGA: Jeśli wystawisz fakturę poza KSeF to nie wystawiaj jej ponownie w KSeF. Takie działanie skutkuje wystawieniem dwóch odrębnych faktur do jednej sprzedaży. Przy następnej sprzedaży wystaw fakturę już prawidłowo w systemie, tam też odbierze ją nabywca.
Przypominamy, że wizualizację faktury wystawca może wydać nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie (nadaniu numeru KSeF). Taka faktura jest wówczas opatrzona kodem i numerem KSeF.
Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
ZAW-FA składa się, aby uzyskać dostęp do KSeF i wyznaczyć osobę do jego obsługi.
Kogo dotyczy?
- podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej,
- organów egzekucyjnych.
Kiedy złożyć?
- przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.
Jak złożyć?
- papierowo – w urzędzie skarbowym lub pocztą,
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu.
Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
Najprościej nadać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:
- zaloguj się do KSeF,
- przejdź do zarządzania uprawnieniami,
- wskaż osobę i nadaj jej odpowiedni zakres uprawnień.
Co oznacza kontekst logowania w KSeF?
Kontekst logowania to informacja, w czyim imieniu działasz w systemie.
- wskazuje podmiot, dla którego wykonujesz operacje (np. firmę po NIP),
- decyduje, jakie faktury i dane widzisz po zalogowaniu,
- określa zakres Twoich uprawnień (np. wystawianie, podgląd).
W praktyce:
Jeśli masz dostęp do kilku firm, wybierasz kontekst przy logowaniu – czyli wskazujesz, dla którego podmiotu chcesz realizować zadania.
Jak odebrać fakturę w KSeF?
- Wybierz narzędzie
Możesz korzystać z bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl),
- Aplikacja Mobilna KSeF,
- e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy).
- Zaloguj się do systemu
- przez stronę KSeF lub system księgowy,
- Wyszukaj fakturę
- przejdź do zakładki „Lista faktur",
- znajdziesz tam wszystkie wystawione dla Ciebie faktury.
Regularnie sprawdzaj, czy pojawiły się nowe faktury – ma to znaczenie np. dla terminu płatności.
Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?
Rodzaje certyfikatów KSeF:
- certyfikat typu 1– służy do uwierzytelniania się w systemie,
- certyfikat typu 2– wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline-niedostępność KSeF, offline24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – funkcjonalność ta jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aby uzyskać certyfikat:
- należy uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (np. Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej , podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną),
- następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, podając dane wymagane przez system,
- po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat zostaje wydany i udostępniony do pobrania.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lataod daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty rozpoczęcia jego obowiązywania.
Kto może uzyskać certyfikat?
Certyfikat może uzyskać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP jak również osoby i podmioty przez niego uprawnione. Aby uzyskać certyfikat KSeF trzeba zalogować się do systemu.
Szczegółowe informacje na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wprowadzany jest etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
- od 1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.
Dla najmniejszych podatników przewidziano rozwiązanie przejściowe – jeżeli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie powstaje obowiązek wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. W przypadku przekroczenia tego limitu obowiązek ten powstaje od faktury, którą ten limit przekroczono.
Czy obowiązkowy KSeF dotyczy B2C?
Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy relacji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur B2C, pamiętając jednak o tym aby fakturę wydać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. jako wydruk lub plik, opatrzony kodem QR).
